Sociaal veiligheidsbeleid

Sociaal veiligheidsbeleid – Stichting Grondwerk
Versie: juli 2025

1. Inleiding
Stichting Grondwerk streeft naar een veilige en respectvolle omgeving voor iedereen die bij ons betrokken is, ongeacht achtergrond, situatie of functie. Dit beleid heeft als doel misbruik, grensoverschrijdend gedrag en andere vormen van schade rondom de activiteiten van Stichting Grondwerk te voorkomen en effectief te reageren op meldingen. Dit beleid is gericht op vaste vrijwilligers, medewerkers, adviseurs, toezichthouders, zzp’ers en bestuursleden van Stichting Grondwerk.

2. Doelstelling
Ons sociaal veiligheidsbeleid heeft tot doel:
Het waarborgen van veiligheid voor medewerkers, vrijwilligers en deelnemers.
Het bevorderen van een cultuur van respect, inclusiviteit en het welzijn van alle betrokkenen.
Het bieden van duidelijke richtlijnen voor preventie en actie bij incidenten, met bijzondere aandacht voor de samenwerking en interactie binnen de verschillende onderdelen van onze organisatie: bestuur, medewerkers, stagiairs, adviseurs, toezichthouders, zzp’ers, vrijwilligers en deelnemers.

3. Wat verstaan wij onder veiligheid?
Veiligheid bij Stichting Grondwerk betekent dat iedereen zich fysiek en emotioneel beschermd voelt binnen onze organisatie. Dit omvat:
Fysieke veiligheid: het voorkomen van geweld, intimidatie of ander schadelijk gedrag.
Psychologische veiligheid: het creëren van een omgeving waar iedereen zich gehoord voelt, waar open communicatie mogelijk is en waar geen ruimte is voor pesten, discriminatie of machtsmisbruik.
Sociale veiligheid: het bevorderen van respectvolle interacties en het voorkomen van ongewenst gedrag. Dit betekent ook dat elkaar aanspreken op ongepast gedrag en dat er een duidelijke meldprocedure is bij incidenten.

4. Organisatiecultuur stichting Grondwerk
Wij streven naar een inclusieve, respectvolle en ondersteunende werkcultuur, waar medewerkers en vrijwilligers zich veilig kunnen uiten en bijdragen aan de gemeenschappelijke doelen van Stichting Grondwerk.

5. Preventie en interventies tijdens de Grondwerk-bijeenkomsten
Tijdens onze bijeenkomsten is er altijd een kans op conflicten en het ontbreken van een gedeelde achtergrond of veiligheid binnen de groep. Omdat deelnemers niet altijd gescreend zijn of bekend zijn met de waarden en normen van de organisatie, nemen wij extra maatregelen:

•  Indien er vertrouwenspersonen zijn bij de organisaties waarmee we samenwerken dan worden deze uitgenodigd voor de bijeenkomsten op locatie.
• Duidelijke gedragsregels die voorafgaand aan bijeenkomsten met alle deelnemers worden gedeeld.

6. Gedragscode
Alle medewerkers, vrijwilligers en deelnemers handelen volgens de volgende principes:
Respect tonen voor ieders waardigheid en rechten, en actief bijdragen aan een veilige en inclusieve omgeving.
Geen discriminerend, intimiderend of ander ongewenst gedrag vertonen, zowel fysiek als verbaal.
Het signaleren en melden van vermoedens van misbruik, grensoverschrijdend gedrag of andere schadelijke situaties, volgens de vastgestelde procedure.
Het bevorderen van een cultuur waarin veiligheid en respect altijd voorop staan, zowel binnen het team als tijdens de bijeenkomsten.

Voorbeelden van specifiek gedrag dat niet wordt getolereerd:

• Seksueel grensoverschrijdend gedrag, zoals ongepaste aanrakingen of seksuele opmerkingen.
• Misbruik van machtsposities om anderen onder druk te zetten.
• Het delen van vertrouwelijke informatie zonder toestemming.
• Actief negeren of bagatelliseren van meldingen van grensoverschrijdend gedrag.

Iedereen die betrokken is bij Stichting Grondwerk is verplicht de gedragscode (zie bijlage 1) te ondertekenen en zich eraan te houden.

7. Vertrouwenscontactpersoon
De vertrouwenscontactpersoon van stichting Grondwerk is Noortje Kessels, lid van de Raad van Toezicht. De vertrouwenscontactpersoon is bereikbaar voor vragen, zorgen of meldingen via noortjekessels@gmail.com en 06 1674 0689. Alle meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld. De vertrouwenscontactpersoon biedt emotionele steun en helpt je om meldingen op de juiste manier af te handelen. Indien nodig verwijst de vertrouwenscontactpersoon de melder door naar passende hulpinstanties.

8. Meldprocedure
Als iemand zich onveilig voelt of grensoverschrijdend gedrag ervaart, geldt volgende procedure:

Contact opnemen met de vertrouwenscontactpersoon: Dit kan via e-mail, telefoon of persoonlijk.
Beoordeling van de situatie: De vertrouwenscontactpersoon bespreekt de melding in vertrouwen met de melder, verzamelt relevante informatie en bepaalt samen met de melder welke stappen ondernomen worden.
Doorverwijzing: Indien nodig wordt de situatie doorverwezen naar externe instanties, zoals een vertrouwenscontactpersoon buiten de organisatie of een gespecialiseerde instantie.
Nazorg en evaluatie: Na de afhandeling van een melding is er ruimte voor nazorg en evaluatie van het proces, om te zorgen voor herstel en om te leren van de situatie.

9. Preventieve maatregelen
Om een veilige omgeving te garanderen, neemt Stichting Grondwerk de volgende stappen:
Screening van medewerkers en vaste vrijwilligers:
Voor de bestuurders en vaste vrijwilligers wordt een Verklaring omtrent het gedrag (VOG) aangevraagd, met een vernieuwing iedere vier jaar.
Referenties worden standaard gecontroleerd.

Bij opvallende zaken in een cv, zoals gaten in het cv, wordt hier actief over doorgevraagd.
In vacatures wordt expliciet vermeld dat een VOG aangevraagd wordt en ondertekening van de gedragscode vereist is.
Alle vaste vrijwilligers tekenen een vrijwilligersovereenkomst, en de bijbehorende gedragscode
Regelmatige safeguarding-trainingen: Een van de bestuurders en alle vaste vrijwilligers nemen deel aan training omtrent sociale veiligheid, respectvolle communicatie en het herkennen van en omgaan met grensoverschrijdend gedrag – zowel in het jaar van aantreden als met een vijfjaarlijkse herhaling.

10. Toezicht en evaluatie
Het sociaal veiligheidsbeleid wordt tweejaarlijks geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. Dit gebeurt door middel van feedback van medewerkers, vaste vrijwilligers en toezichthouders, en door het analyseren van incidenten en meldingen. We gebruiken deze informatie om ons beleid te verbeteren en de effectiviteit van onze maatregelen te waarborgen.

11. Contact en meer informatie
Voor vragen over dit beleid of het melden van een zorg, kan contact worden opgenomen met de vertrouwenscontactpersoon via noortjekessels@gmail.com of 06 1674 0689. Dit sociaal veiligheidsbeleid is beschikbaar voor alle medewerkers, vrijwilligers en deelnemers via de website van Stichting Grondwerk.

12. Fotografie en verslaglegging
Bij de bijeenkomsten wordt duidelijk gecommuniceerd of en hoe foto’s en verslagen worden gemaakt, er wordt vooraf om toestemming gevraagd aan de deelnemers. Dit gebeurt mondeling bij aanvang van iedere bijeenkomst. Daarbij lichten we het volgende toe:

• We geven aan dat er tijdens de bijeenkomst foto’s worden gemaakt.
• We vragen expliciet toestemming aan de deelnemers voor het maken van foto’s.
• We inventariseren wie er niet op de foto wil en houden daar rekening mee.
• We leggen uit waarvoor de foto’s worden gebruikt (bijvoorbeeld voor verslaglegging, interne rapportage of communicatie).
• We geven aan dat de foto’s onbeperkt worden bewaard, tenzij iemand later aangeeft dat hij/zij een foto verwijderd wil hebben.
• We geven aan dat in het schriftelijk verslag geen namen genoemd worden.

Gedragscode: Alle vaste vrijwilligers, medewerkers, adviseurs, toezichthouders, zzp’ers en bestuursleden van Stichting Grondwerk zijn verplicht de gedragscode te ondertekenen en zich eraan te houden.

Download hier onze gedragscode